Speed Migration: Wie das BKG zu Atlassians Confluence wechselte
Wenn Behörden IT-Systeme wechseln, ist das immer eine Herkules-Aufgabe, die auch Fingerspitzengefühl voraussetzt. Dass es dennoch schnell gehen kann, bewies die ISO Software Systeme GmbH, als sie ein internes Wiki des Bundesamtes für Kartographie und Geodäsie zu Confluence migrierte.
Das BKG beauftragte die ISO mit der Migration ihres Wikis zu Confluence.
Die Ausgangssituation
Das Bundesamt für Kartographie und Geodäsie (BKG) gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat und ist ein modernes Kompetenz- und Dienstleistungszentrum des Bundes. Das BKG stellt geodätische Bezugssysteme und geotopographische Referenzdaten für das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland bereit und entwickelt die dazu notwendigen Technologien und verortet Informationen. Auf den Gebieten der Geodäsie und des Geoinformationswesens berät das BKG die Einrichtungen des Bundes und vertritt dessen fachlichen Interessen auf internationaler Ebene.
Das BKG suchte nach einer neuen Software-Lösung zur Aufgabenverwaltung, internen Zusammenarbeit und Dokumentation von Tätigkeiten zur Wissensspeicherung sowie für den Wissenstransfer. Die bisherige Lösung ermöglichte es, Daten auch über das Internet verfügbar zu machen, was aber so nicht mehr gewollt war. Daten sollten zukünftig nur in einem intern zugänglichen Wiki verfügbar sein.
Abseits davon, sollte die neue Lösung zumindest den gleichen Funktionsumfang bieten wie die vorherige – jedoch mit zusätzlichen Rechte- und Rollenkonzepten. Dazu war eine Migration eines Teils der Daten in Confluence geplant. Auch sollte das Add-on draw.io in Confluence eingebunden werden, sodass die Nutzer Grafiken direkt im neuen Wiki erstellen können.
Diese Anforderungen formulierte das Bundesamt für Kartographie und Geodäsie in einer Ausschreibung, auf die sich die ISO Software Systeme GmbH bewarb. Da die ISO die Anforderungen erfüllte und der günstigste Anbieter war, entschieden sich das BKG und das Beschaffungsamt des Bundes dafür, das Angebot anzunehmen.
Das Projekt
Das Projekt umfasste neben der Migration auch die Bereitstellung der Confluence-Lizenzen für die kommenden sechs Jahre. Das ISO-Projektteam setzte die neue Confluence-Lösung im BKG auf und führte anschließend ein Backup der Daten im alten System durch, welches die Grundlage für den Import in das neue System war. Als das abgeschlossen war, stand im Oktober 2020 eine Probe-Migration an: Die aus dem Alt-System exportierten Daten wurden in das neue System eingespielt. Dabei traten Fehler bei der Datensynchronisation auf. Es folgte eine Anpassung der Daten im Alt-System, um dieses Problem zu lösen.
Es war notwendig, die Nutzerkonten zwischen den bei den Systemen miteinander abzugleichen. Dies wurde durch ein Python-Script automatisiert auf Basis der exportierten Bestandsdaten durchgeführt. Damit war nun eine fehlerfreie Probe-Migration möglich und ein finaler Termin für die vollständige Migration wurde angesetzt. Die Migration fand im Februar 2021 trotz der Komplexität des Projekts nach nur 4 Monaten vollständig ihren Abschluss.
An der Umsetzung waren aufseiten des Kunden die Product Owner des alten und des neuen Systems als auch die Administratoren beteiligt. Das Projektteam der ISO Software Systeme GmbH bestand aus fünf Consultants unter der Führung von Projektleiter Nicolas Brunson.
Das Ergebnis
Laut des Bundesamtes für Kartographie und Geodäsie hat die ISO die Anforderungen voll erfüllt. Durch die Migration zum neuen Wiki-System auf Basis von Atlassians Confluence, verbesserte sich die Dokumentation und die interne Zusammenarbeit in der Behörde spürbar. Das neue Wiki wird von den Mitarbeitern genutzt. Auch ist der Funktionsumfang durch das Update auf Confluence 7.4 deutlich angestiegen. Die Zusammenarbeit mit dem Projektteam der ISO beschreibt das BKG als „durchweg positiv in Bezug auf zeitliche Flexibilität, Beratung, Einsatz und Fachwissen“.
Eckdaten
Bundesamt für Kartographie und Geodäsie
www.bkg.bund.de
Geschäftsfelder
- Kartographie
- Geodäsie
- Geoinformation
Standort
Frankfurt am Main, Hessen
Implementierungsumgebung
- Linux
- PostgreSQL
Eingesetzte Atlassian-Lösungen
- Confluence
Vorteile des Kunden
- deutlich mehr Funktionen
- Zukunftssicherheit der Rollen
- Single Sign-on
- Sicherheit nach außen
- verbesserte Usability
Wenn Sie das Thema interessiert oder Sie selbst nach einer Alternative, für ein bestehendes Wiki-System suchen, sprechen Sie uns gerne an. Unsere Experten für Atlassians Confluence beraten Sie gerne unverbindlich.