ISO unterstützt internationale Expansion von BayWa durch effektivere Data Governance-Prozesse auf S/4HANA System

24.08.2022 –

In internationalen Märkten stark expandieren, ist das Ziel vieler Unternehmen. Um dieses Ziel zu erreichen, ergreift BayWa mit Hilfe von ISO Professional Services wichtige Maßnahmen. Dazu gehört die Einführung effektiverer Data Goverance Prozesse im Rahmen einer globalen Software Suite auf dem neuen SAP S/4HANA System. Durch die Migration ist eine homogene Systemlandschaft für den Data Governance Prozess in der BayWa entstanden.

Ausgangssituation

Seit ihrer Gründung 1923 in München konzentriert sich die BayWa auf die elementaren Grundbedürfnisse von Menschen: Ernährung, Wärme, Wohnen und Mobilität. Die BayWa ist einer der international führenden Anbieter für Agrarrohstoffe und bringt Energieeffizienz sowie Wohngesundheit im Baubereich voran. Mehr als die Hälfte ihres Jahresergebnisses erzielt sie mit dem weltweiten Ausbau von erneuerbaren Energien.

Rund 21.500 Menschen sind in rund 50 Ländern für die BayWa im Einsatz. 2021 wurde das Unternehmen von den Vereinten Nationen als einer von „50 Sustainability and Climate Leaders“ weltweit ausgewählt.

Durch den Wechsel vom bisherigen SAP ERP ECC6 System hin zu SAP S/4HANA waren einige Anpassungen nötig. Im Rahmen der bisherigen ERP Lösung nutzte die BayWa bislang Datenqualitäts-Tools von anderen Anbietern und Eigenentwicklungen. Dazu hatte die BayWa dem Data Governance-Prozess einige Erweiterungen hinzugefügt. Eine über die Jahre gewachsene Lösung ließ sich jedoch nicht zu S/4HANA migrieren, weshalb BayWa einen renommierten SAP Data Quality Spezialisten für eine vollumfängliche Lösung aus einer Hand suchte. Mit der ISO Professional Services GmbH hatte die BayWa diesen Spezialisten gefunden.

Aufgabe

Durch das stark expandierende Geschäft in internationalen Märkten, sah sich die BayWa dazu gezwungen, die Digitalisierung in der Unternehmensgruppe stärker voranzutreiben. Ziel war es, effektive Prozesse im Rahmen einer globalen Software Suite zu entwickeln. Zu diesem Zweck entschied sich die BayWa für S/4HANA, zumal SAP die Unterstützung für die älteren ERP Systeme in den kommenden Jahren einstellen wird. Nur wie sollte sich der Wechsel vom stark modifizierten SAP ERP ECC6 System möglichst reibungsfrei gestalten?

Durch den DSAG-Kongress und die BeDirect-Vermittlung stieß die BayWa AG auf den SAP Spezialisten ISO Professional Services GmbH. Die ISO hat sich in den letzten 20 Jahren im Bereich Data Governance auch international einen Namen gemacht. Nach ersten Sondierungsgesprächen in 2020 entschied sich die BayWa für die ISO. Die professionellen Beratungsgespräche und die umfangreichen Lösungen aus einer Hand sowie die hohe technische Reife und schnelle Verfügbarkeit der ISO-Tools gaben den Ausschlag. Im Rahmen der Migration entschloss sich die BayWa, ihren Data Governance-Prozess um die ISO-Tools Dublettenprüfung, Adressvalidierung, UST-ID-Prüfung, Content-Anreicherung und den Strukturbrowser zu erweitern.

So wollte die BayWa effizientere, schnellere und sichere Geschäftsprozesse etablieren und gleichzeitig ein Portal zur Erfassung von Stammdaten-Requests von Geschäftspartnern für die Mitarbeiter der gesamten BayWa-Gruppe schaffen.

Projekt

Der erste Meilenstein des Projekts war es, möglichst schnell einen schlanken Prototypen aufzubauen. Hierbei kam der ISO Professional Services ihr Best-Practice-Ansatz zugute, der sich aus zahlreichen erfolgreich abgeschlossenen Projekten der letzten Jahre speist. Auf dieser frühen technischen Auslieferung basierend, konnten die SAP Berater der ISO die verschiedenen individuellen Anforderungen der BayWa zügig angehen.

Die weiteren Milestones des Projektes waren:

Sollprozesse mit dem Kunden definieren
Integrationstests durchführen
Key User beim Kunden schulen
Go-Live

Während des Projektes tauchen üblicherweise jedoch weitere Punkte auf, die Kunden verändert haben möchten. So auch im Projekt mit BayWa. Es galt, die eingesetzten Software-Produkte zu erweitern und kundenspezifisch anzupassen, was entsprechend Zeit brauchte.

Nach rund einem Jahr schloss das Team der ISO Professional Services das Projekt erfolgreich ab. Die Umsetzung war insofern herausfordernd, weil das S/4HANA Umfeld SAP bedingt noch sehr dynamisch ist: Neue herstellerseitige Software-Stände erzwingen ständige Anpassungen, die dem Projektteam jedoch gut gelangen.

Ergebnis

Durch die Migration ist eine homogene Systemlandschaft für den Data Governance Prozess in der BayWa entstanden. Nun gibt es ein übergeordnetes System für die gesamte Konzerngruppe. Nimmt ein Mitarbeiter eines Unternehmens eine Änderung vor, hat dies Auswirkungen für alle anderen. Aus diesem Grund war es eine wesentliche Voraussetzung, einen sauberen Data Governance Prozess aufzusetzen, der ein Maximum an Sicherheit bezüglich der Richtigkeit und Aktualität der Daten ermöglicht.

Dieser Prozess wurde jedoch erst einmal bei den kleineren Konzerntöchtern ausgerollt, um diesen mit einem vergleichsweise geringen Datenvolumen zu erproben. Nach erfolgreichem Abschluss dieser Phase kommen nach und nach alle Unternehmen der Gruppe mit steigendem Datenvolumen hinzu.

Schlüssel für den Erfolg war die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den SAP Beratern der ISO Professional Services und dem Migrations-Team der BayWa. Im letzten Jahr, als sich die Corona-Situation zeitweise entspannt hatte, waren persönliche Kontakte möglich, was zur guten Geschäftsbeziehung beitrug. Später wurden die Arbeiten remote entsprechend konstruktiv fortgesetzt.

Ausblick

Obwohl das Kernprojekt abgeschlossen ist, sind die Arbeiten noch nicht vollständig beendet. Hierzu zählen verschiedene Individualisierungswünsche seitens des Kunden bezüglich des Data Governance Prozesses für den Geschäftspartner in SAP. Dazu sollen die Tools optimiert, weitgehend automatisiert und diese anschließend in der gesamten BayWa AG ausgerollt werden. Hierfür hat der Kunde das neue ISO-Tool Marlin Automatisation Engine (MAE) nachbestellt. Für diesen Prozess ist eine weitere Nachbetreuung seitens der ISO bereits eingeplant. Das Team freut sich auf die weitere Zusammenarbeit.