Umsatzsteuer ID Prüfung in SAP®
Ihre Anforderungen
- Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen in der EU
- Prüfung der Umsatzsteuer-ID (UST-ID) der Geschäftspartner gegenüber den Finanzbehörden – Bundeszentralamt für Steuern (DE), Bundesministerium für Finanzen (AT) und Europäische Kommission (EU)
- Onlineprüfung direkt innerhalb SAP ERP ECC6 oder S4/HANA
- Prüfung bei Stammsatzanlage, -pflege und relevanten FI-Bewegungsdaten
- revisionssichere Dokumentation innerhalb SAP®
- Prozessunterstützung bei negativer UST-ID bzw. VAT-ID Prüfung
- Massendatenprüfung mit Monitoring
- automatische Sperren bei negativer Prüfung konfigurierbar
- kundenindividuelle Einstellungen
Unsere Lösung
Das liefernde Unternehmen ist gemäß § 6a Abs. 4 UStG verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ zu prüfen. Wir helfen Ihnen, Ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Empfängers zu überprüfen.
Unser SAP zertifiziertes, integriertes Add-on aus der Data Quality Produktreihe Marlin prüft innerhalb SAP auf die Richtigkeit der UST-ID.
Marlin UST-ID Prüfung für SAP bietet die Möglichkeit, die Schnittstellen der Finanzhäuser anzubinden – in SAP ERP gleichermaßen wie in S4/HANA. Derzeit sind das Bundeszentralamt für Steuern (DE), das Bundesministerium für Finanzen (AT) und die EU-Kommission (VIES) angebunden und werden via Webservices aufgerufen.
Funktionsweise der Marlin UST-ID Prüfung
Alle relevanten Daten werden zur qualifizierten Prüfung herangezogen, ob ein jeweils ausländisches Unternehmen über eine gültige UST-ID verfügt und die mitgeteilten Angaben zu Firmenname, Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den registrierten Daten in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates übereinstimmen.
Automatisch alle Stammdaten immer geprüft
In der Stammdatenanlage, in der Stammdatenänderung und in wesentlichen SD Bewegungsdaten erfolgt eine automatische Onlineprüfung der Umsatzsteuer-ID und der Anwender erhält in Echtzeit ein Ergebnis Pop-Up. Jede ausgelöste Prüfung wird revisionssicher in eigenen Tabellen gespeichert.
Es gibt einen Monitor zur Darstellung aller positiv verlaufenen Prüfungen sowie einen weiteren Monitor mit den fehlerhaften Prüfungen. Hier kann direkt in den Datensätzen vor und zurück navigiert werden, um die Korrekturen der UST-ID (bei einer qualifizierten Prüfung ggf. auch Name und Adresse) vorzunehmen. Über eigene Transaktionen können einzelne bestehende Geschäftspartner überprüft werden oder eine Massendatenprüfung erfolgen. Die weiteren UST-IDs eines Debitors oder Kreditors lassen sich ebenfalls via Einzelprüfung, Massenprüfung und auch im Dialog prüfen.
Whitelist
Stammsätze, deren Prüfung auf die Gültigkeit der UST-ID negativ ausfällt, können unter Angabe von festgelegten Gründen übersteuert werden. Die Gründe werden gemeinsam mit dem Fachbereich abgestimmt.
Der Whitelist-Grund steuert, wie lange (begrenzt, unbegrenzt, bis Änderung) die Kombination aus Debitorenstammsatz und UST-ID auf der Whitelist verbleibt. Ein Grund für das Whitelisting könnte beispielsweise eine unterschiedliche Schreibweise sein, derer sich der Anwender sicher (unbegrenzter Whitelist-Grund) ist.
Transliterationsmodul
Das Transliterationsmodul sorgt für eine erfolgreiche Prüfung der UST-ID trotz unterschiedlicher Zeichensätze zwischen den Prüfschnittstellen und dem verwendeten SAP System.
Wird ein Stammsatz in Latin angelegt, dessen Information die zu prüfende Schnittstelle mit anderen Zeichensätzen hinterlegt hat, kann die Prüfung der UST-ID beispielsweise den Namen oder auch die Adresse (relevant für die deutsche und österreichische Schnittstelle) nicht erfolgreich vergleichen. Mit Hilfe des zusätzlichen integrierten Transliterationsmoduls können die Informationen der Schnittstelle in Latin konvertiert werden, sodass ein Vergleich für den Anwender möglich ist und ein White-Listening durchgeführt werden kann.
Diese und einige weitere Funktionen sind über das produkteigene Customizing aktivierbar. Im Debitorenstammsatz können z.B. automatische Auftrags-, Liefer- und Faktura-Sperren erfolgen. Ebenso erkennt das System über den Buchungskreis oder User, welches Unternehmen von Ihnen einen Stammsatz abfragt.
Ergänzungen und Integrationen
Zur UST-ID Prüfung gibt es zusätzlich zwei ergänzende Lösungen: Das Add-On Adressvalidierung korrigiert und ergänzt die eingegebene Adresse. Das Add-On Contentanreicherung überprüft, ob ein Unternehmen existiert und reichert es mit Informationen wie etwa der richtigen UST-ID an.
Die SAP UST-ID Prüfung ist außerdem in unserer Produktlösung Marlin Data Governance Prozess oder auch in das SAP MDG integrierbar.
Zertifizierungen:
