Umsatzsteuer-ID in SAP Systemen prüfen
Die Marlin UST-ID Prüfung (MUP) ermöglicht Unternehmen die automatische Überprüfung der Umsatzsteuer-IDs ihrer Geschäftspartner in SAP. Dies erfolgt in Echtzeit bei Stammdatenänderungen und FI-Bewegungsdaten. Zusätzlich bietet Marlin Funktionen wie Whitelisting, Transliterationsmodul und Integration in SAP MDG.
SAP UST-ID Prüfung mit der Marlin Suite
Mit der Marlin UST-ID Prüfung (MUP) kontrollieren Sie die Umsatzsteuer-ID-Nummern Ihrer Geschäftspartner direkt bei der Anlage oder Änderung eines Debitors in Ihrem SAP-System. Alle relevanten Daten werden zur qualifizierten Prüfung herangezogen, ob ein jeweils ausländisches Unternehmen über eine gültige UST-ID verfügt und die mitgeteilten Angaben zu Firmenname, Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den registrierten Daten in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates übereinstimmen.
Ihre Anforderungen
Unsere Lösung
Das liefernde Unternehmen ist gemäß § 6a Abs. 4 UStG verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ zu prüfen. Wir helfen Ihnen, Ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Empfängers zu überprüfen.
Unser SAP zertifiziertes, integriertes Add-on aus der Data Quality Produktreihe Marlin prüft innerhalb SAP auf die Richtigkeit der UST-ID.
Marlin UST-ID Prüfung für SAP bietet die Möglichkeit, die Schnittstellen der Finanzhäuser anzubinden – in SAP ERP gleichermaßen wie in S4/HANA. Derzeit sind das Bundeszentralamt für Steuern (DE), das Bundesministerium für Finanzen (AT) und die EU-Kommission (VIES) angebunden und werden via Webservices aufgerufen.
Wie funktioniert die Marlin UST-ID Prüfung?
Alle relevanten Daten werden zur qualifizierten Prüfung herangezogen, ob ein jeweils ausländisches Unternehmen über eine gültige UST-ID verfügt und die mitgeteilten Angaben zu Firmenname, Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den registrierten Daten in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates übereinstimmen.
Automatische Prüfung Ihrer Stammdaten – immer und überall
Unsere Lösung ermöglicht die automatische Onlineprüfung der Umsatzsteuer-ID in Echtzeit – direkt bei der Stammdatenanlage, -änderung oder in relevanten SD-Bewegungsdaten. Das Ergebnis wird sofort in einem Pop-up angezeigt, sodass Anwender umgehend reagieren können. Jede Prüfung wird revisionssicher in eigenen Tabellen gespeichert, um maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Monitore für transparente Prüfungen:
- Ein Monitor zeigt alle erfolgreich verlaufenen Prüfungen.
- Ein zweiter Monitor listet fehlerhafte Prüfungen auf und ermöglicht direktes Navigieren zwischen Datensätzen, um Korrekturen an der USt-ID (bei qualifizierten Prüfungen ggf. auch an Name und Adresse) vorzunehmen.
Flexible Prüfungsoptionen:
Über eigene Transaktionen können Sie individuelle Geschäftspartner prüfen oder Massendatenprüfungen durchführen. Zusätzlich lassen sich alle weiteren USt-IDs eines Debitors oder Kreditors flexibel per Einzel-, Massen- oder Dialogprüfung verifizieren.
Diese überarbeitete Version betont den Nutzen und die Flexibilität der Lösung in einer prägnanteren und übersichtlicheren Weise.
Die Marlin UST-ID Prüfung für SAP ist in unserer Produktlösung Marlin Data Governance Prozess oder auch in das SAP MDG integrierbar.
Welche zusätzlichen Funktionen bietet die Marlin UST-ID Prüfung?
Stammsätze, deren Prüfung auf die Gültigkeit der UST-ID negativ ausfällt, können unter Angabe von festgelegten Gründen übersteuert werden. Die Gründe werden gemeinsam mit dem Fachbereich abgestimmt.
Der Whitelist-Grund steuert, wie lange (begrenzt, unbegrenzt, bis Änderung) die Kombination aus Debitorenstammsatz und UST-ID auf der Whitelist verbleibt. Ein Grund für das Whitelisting könnte beispielsweise eine unterschiedliche Schreibweise sein, derer sich der Anwender sicher (unbegrenzter Whitelist-Grund) ist.
Das Transliterationsmodul sorgt für eine erfolgreiche Prüfung der UST-ID trotz unterschiedlicher Zeichensätze zwischen den Prüfschnittstellen und dem verwendeten SAP System.
Wird ein Stammsatz in Latin angelegt, dessen Information die zu prüfende Schnittstelle mit anderen Zeichensätzen hinterlegt hat, kann die Prüfung der UST-ID beispielsweise den Namen oder auch die Adresse (relevant für die deutsche und österreichische Schnittstelle) nicht erfolgreich vergleichen. Mit Hilfe des zusätzlichen integrierten Transliterationsmoduls können die Informationen der Schnittstelle in Latin konvertiert werden, sodass ein Vergleich für den Anwender möglich ist und ein White-Listening durchgeführt werden kann.
Diese und einige weitere Funktionen sind über das produkteigene Customizing aktivierbar. Im Debitorenstammsatz können z.B. automatische Auftrags-, Liefer- und Faktura-Sperren erfolgen. Ebenso erkennt das System über den Buchungskreis oder User, welches Unternehmen von Ihnen einen Stammsatz abfragt.
Zur UST-ID Prüfung gibt es zusätzlich zwei ergänzende Lösungen
Das Add-On Adressvalidierung korrigiert und ergänzt die eingegebene Adresse.
Das Add-On Contentanreicherung überprüft, ob ein Unternehmen existiert und reichert es mit Informationen wie etwa der richtigen UST-ID an.
Frank Fäth
60594 Frankfurt a. M.
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